PLEGARIA DE LA SECRETARIA:
Ayúdame señor: a tener la capacidad para contestar cuatro teléfonos amablemente y atender, al mismo tiempo a dos visitantes mientras escribo una carta que debe estar lista en cinco minutos aunque tenga la certeza que será firmada mañana.
A no perder la paciencia, si tengo que pasar horas en el archivo buscando un papel que, tal cual lo sospechaba esta en el bolsillo de mi jefe.
A tener una memoria de computador, para recordar hechos inadvertidos a mi jefe hace mucho tiempo y que según el, estoy obligada a recordar fácilmente.
A tener la sabiduría de varios profesores universitarios, aunque mis estudios aunque mis estudios hayan sido simplemente secundarios
A saber dónde está el jefe, que está haciendo, y a qué horas volverá aunque eso no lo sepa nadie y mucho menos su esposa.
A que cuando se acabe el año termine tenga la perspicacia necesaria para no obedecer, la orde de mi jefe para destruir los archivos que me pedirá un par de semanas después.
A tener la habilidad de presdigitador para hacer desaparecer a las personas que mi jefe no quiere recibir, después que he dicho “ no esta” y de repente me habla en voz alta.
PRESENTACION PERSONAL Y ETIQUETA
Introducción:
Las relaciones comerciales, laborales y sociales exigen pautas de comportamiento que garanticen armonía y bienestar a las personas que participen en ella.
Las personas cultas logran distinguirse entre otras razones por su presentación personal y la observación de las normas de cortesía y etiqueta
Etiqueta
Normas de cortesía
Saludar y responder el saludo. Reconocer y respetar los derechos de los demás. Identificar, tomar conciencia y cumplir los deberes Desempeñar el trabajo con gusto, orden y eficiencia Comportarse con la caballerosidad o feminidad en todo momento.Normas de Etiqueta en la Mesa:
En algunas ocasiones se realizan eventos empresariales en los cuales se comparte la mesa con compañeros y directivos; sin que el comportamiento social deba ser diferente del que se utiliza cotidianamente, a continuación se presentan algunas recomendaciones
cuando inviten a pasar a la mesa,no dirigirse a ninguno de los puestos,esperar a que le señalen el lugar que debe ocupar. No tomas asiento hasta que el anfitrión o el dueño de la casa no lo hago o lo indique explícitamente. Adoptar una posición ergida. No apoyar los codos en la mesa, estos deben estar a los costados del cuerpo. El borde de la mesa debe coincidir con el punto que corresponde a la mitad del ante brazo Empezar a comer cuando hayan servido a todos los comensales. No elevar los codos, cuando se utilizan los cubiertos. No hablar con la boca llena No llevar la boca a los alimentos, no hay que hacercar la cabeza al plato, sino que el cubierto lleva el alimento a la boca. No tomar un trago de agua , o de otra bebida con la boca llena. No utilizar demasiado las servilletas, mantenerlas sobre las piernas. No limpiar cubiertos,copas, o vasos con las servilletas.si hace falta pedir que las cambien. No empuñar los cubiertos; sostenerlos con naturalidad No gesticular, jugar o accionar con los cubiertos en las manos. No hacer ruido con los cubiertos en los platos, ni al masticar, ni al beber agua del vaso o tomar la sopa. No mirar el contenido de las bandejas cuando llegan ala mesa. Devorar los alimentos con la vista es de pésimo gusto y mal educación. En bufet no servir grandes cantidades de comida hasta colmar el plato. No tomar con la cuchara o tenedor grandes porciones de alimentos; se corre el riesgo de derramar sobre el plato o salpicar a alguien. No tomar el cuchillo como una pluma de escribir No apoyar el dedo índice sobre el lomo de la hoja del cuchillo. No partir con el cuchillo los alimentos blandos: verduras, huevos, legumbres, macarrones, espaguetis, canelones, frutas, esto se hace con el tenedor. No dejar los cubiertos cruzados al terminar de comer ni para descansar entre bocado y bocado. No comer con la punta del cuchillo. No comer con la boca abierta. No tratar de enfriar la sopa o otros alimentos. No demostrar agradecimientos por una comida con veracidad es absoluta grosería. No tocar los platos con las manos, solo el de la sopa puede inclinarse ligeramente hacia el interior de la mesa. No comer pan a mordiscos. Debe partirse en pequeños pedazos cada vez las galletas y tostadas si se pueden morder pero en pequeños bocados GLOSARIO
ABREVIATURA: representacion de una palabra o grupo de palabras obtenida por alguna aliminacion de una de las letras.
ACRONIMO: abreviatura conformada pordiferentes letras iniciales o no iniciales, de un nombre o razon social.
ACTA: documento escrito que contiene lo sucedido, tractado y acordado en una reunion o cituacion especifica.
ANEXO: documento o elemento que complementa el cuerpo de trabajo y que se relaciona, directa o indirectamente, con la investigacion tales como anexos, disquetes, y otros.
ASUNTO: sintesis del contenido de la comunicacion
BIBLIOGRAFIA: relacion alfabetica de fuentes documentales sobre una materia o asunto determinado, registrados en cualquier soporte fisico, consultados por el investigador para sustraer, sustentar sus escritos
CAPITULO: divicion que se hace en los libros y en cualquier otro escrito para organizar y facilitar la comprencion del texto.
CARGO: nombre de la posicion que ocupa la persona responsable de expedir el documento.
CARTA: comunicacion escrita que se utilisa en las relaciones entre organizaciones y personas naturales; igualmente en las relaciones entre las organisaciones y sus empleados.
CERTIFICADO: documento de caracter probatorio, publico o privado que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
CIRCULAR: comunicacion escrita de interes comun con el mismo contenido o texto dirigido a un grupo espeficico de personas tanto internas como externas.
CITA: pasaje, parafo, o proposicion que proviene de alguien diferente al autor del informe.
CODIGO: Sistema convencional que identifica el departamento, el area o la seccion que produce el documento sus respectivas series. Este responde al sistema de clafisicacion.
FUNCIONES: Juicio, criterio y razonado del analisis sobre los resultados del informe presentado de manera directa, clara, consisa y logica.
CONSTANCIA: Documento de caracter probatorio, que no requiere solemnidad.
CONVOCATORIA: Acuerdo de fecha y lugar para la siguiente reunion.
COPIA: Fiel reproducion del documento.
CUBIERTA: Parte exterior que cubre las hojas internas; suele reproducir los datos de la portada.
DESARROLLO: Descripcion de los asuntos tratados en una reunion.
DESPEDIDA: Palabra o frase de cortesia con la cual si finaliza una comunicacion.
DESTINATARIO: Persona a quien va dirigida la comunicacion.
ENCABEZADO: Titulo de la comunicacion que se realiza. Lineas de identificacion para indicar la continuidad del documento.
ENCABEZAMIENTO: Conjunto de palabras con que se inicia un documento segun el tipo de comunicacion. Palabras firmes sirmes que sirven de guia para establecer el inicio de un documento.
ESPACIO: Distancia horizontal de la escritura entre palabras p cifras o ambas.
ESTILO: Distribucion de las diferentes lineas que conforma la comunicacion.
ESPERIENCIA: Practica que propociona conocimiento, abilidad o competencia para hacer algo.
FIGURA: Graficos, dibujos, planos, fotografias, diagramas o esquemas.
FOLIAR: Hacion de numerar las hojas.
FUENTE O TIPO DE LETRA: Tamaño de los caracteres utilizados en la ediccion de un documento.
FUENE BIBLIOGRAFICA: Lista de fuente consultadas que estan relacionadas con el tema.
GLOSARIO: Lista alfabetica de terminos con sus definiciones y explicaciones necesarias.
ILUSTRACION: Representacion de un objeto, tabla, figura o otro material grafico que aparece un el cuerpo del documento para ampliar, complementar y ejemplificar el texto.
INFORME: Documento que escribe o da a conocer datos precisos de cualquier actividad.
INTERLINEA: Distancia vertical entre 2 renglones.
INTRODUCCION: Escrito como preanbulo que espone libremente el contenido o el alcanse de efectos del informe escrito.
LINEAS ESPECIALES: Es linea de anexo, copia o indentificacion del trascritor (no esta presente en todos los documentos organizacionales)
LOGOTIPO: Simbolo que identifica a la organizacion.
Bloque: Las lineas de codigo, lugar de origen, fecha de elaboracion, firma y cargo se escriben partiendo del centro de escrito hacia el margen derecho.
Bloque extremo: Todas las lineas parten del margen izquierdo.
Semibloque: Conservando la distancia del estilo bloque, el primer renglon de cada parrafo tiene una sangria de 5-10 espacios.
Nota:Para la elaboracion de decumentos arial 12.
Partes de la carta comercial.
1.Numero: Se escribe en forma consecutiva.
2.Fecha: Medellin, 16 de febrero de 2011.
3. Datos del destinatario: Coomprende tratamiento, nombres y apellidos. El nombre puede ir en mayuscula sostenida o mayuscula inicial, cargo que desempeña dentro de la empresa, nombre de la empresa, direccion o numero del apartado de la empresa y nombre de la ciudad donde esta ubicada la empresa.
Saludo:Frase de cortecia para iniciar la carta
Nota: A las damas se le saluda por su nombres.
5.Texto:Es el mensaje que se va a enviar debe ser impecable, sin borrones y sin errores ortograficos.
6.Despedida: Exprecion de cortecia que se escribe a dos interlineas del texto.
7. Remitente: Es la persona que envia la carta, en caso de dos firmantes sus nombres se pueden distribuir uno debajo del otro o en pareja.
8.Cargo:Es el cargo en que se desempeña el remitente en la empresa.
9.Identificacion del transcritor: Persona que elabora el documento. Claudia S.
Lineas especiales: Se llaman lineas especiales porque pueden ir o no dentro de la carta.
1.Asunto
Notas: las unicas abreviaturas que se permiten dentro de una carta:
Cia: Compañia
Ltda: Limitada
S.A: Sociedad Anonima
· Tractar un tema por carta
Utilizacion de la carta.
Clases de cartas.
Organizacionates: Se producen en el desarrollo de las actividades de la organizacion.
Oficiales: S producen en las oficinas publicas y organizacionales del estado.
Personales:Se producen entre se conocen en ella se permite utilizar un lenguaje informal.
Memorando.
Caracteristicas:
Utilizacion.
Memorando.
Circular.
Clases de circulares:
Circular general: Se dirige a un grupo especifico de personas.
CIRCULAR 320
Carta circular: Esta derigida en fotma personalizada.
Carta circular
Certificado
Utilizacion
Membrete
Actas
Caracteristicas de redacion y presentacion: Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reune ademas se aclara el caracter de la reunion si fue ordinario o extraordinario.
Utilizacion de las actas.
Clases de actas.
Partes
Titulo
Denominacion del documento y numero: A una o dos interlineas libres se ubica la palabra acta en mayuscula sostenida, centrada y a continuacion al numero consecutivo que le corresponde.
Lugar:
Asistentes: Eduardo Casas Pineda, Presidente
Asistentes: Oscar javier solano ANDE LTDA
Asistentes: Carlos Amaya Jefe de D.A
Asistentes: Luis Felipe Avendaño Presidentes
Invitados:
INVITADOS: Maria Jimena Sanches Lopez, Obsevadora
Ausentes: Contra la margen izqierda, con mayuscula sostenida y seguida de (:) se escribe la palabra ausente, si los hay a una interlinea libre del ultimo nombre el conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.
Orden del dia
Compromisos: Se recomienda implementar el uso de un instrumento de recordacion de actividades, tareas, o compromisos asumidos un una reunion o especificando numeros del acta, actividad o tareas, responsables, fecha limite de la realizacion y observaciones.
Convocatoria: Si se programa una nueva reunion se escribe la palabra convocatoria en mayuscula sostenida a tres interlineas libres del ultimo renglon del texto contra la izquierda y con mayuscula sostenida seguida de dos puntos (:) A continuacion se escribe el lugar, la direccion, la fecha y la hora de la proxima reunion (en caso de cambio de sede se indica el lugar).
Informe corto.
· Encabezamiento: Rason social, dependencia, codigo, titulo, ciudad o municipio de origen y fecha de elaboracion.
Encabezamiento: esta compuesto por los siguientes elementos:
· Rason social: Solo se escribe cuando el papel no tiene menbrete ni logotipo.
Ejemplo: NAVITRAS
· Despedida:
· Codigo: Cuando exista codigo de la dependencia o codificacion especial de los informes, se escribe en la misma linea de la dependencia.
· Titulo: Es el tema sobre el cual trata el informe se escribe a dos interlineas libres de la dependencia, con mayuscula y centrado.
· Lugar de origen y fecha de elaboracion:
AUTORIA DEL INFORME: Las palabras elaboradas por, preparado por, o responsable, segun sea el caso se escribe a dos interlineas libres de la fecha de elaboracion, contra el margen izquierdo en mayuscula sostenida, seguida de (:) los datos de la fecha y el responsable del informe se tabulan a dos espacios de la exprecion mas larga.
JHON FREDY JIMENEZ ALZATE
ABREVIATURA: representacion de una palabra o grupo de palabras obtenida por alguna aliminacion de una de las letras.
ACRONIMO: abreviatura conformada pordiferentes letras iniciales o no iniciales, de un nombre o razon social.
ACTA: documento escrito que contiene lo sucedido, tractado y acordado en una reunion o cituacion especifica.
ANEXO: documento o elemento que complementa el cuerpo de trabajo y que se relaciona, directa o indirectamente, con la investigacion tales como anexos, disquetes, y otros.
ASUNTO: sintesis del contenido de la comunicacion
BIBLIOGRAFIA: relacion alfabetica de fuentes documentales sobre una materia o asunto determinado, registrados en cualquier soporte fisico, consultados por el investigador para sustraer, sustentar sus escritos
CAPITULO: divicion que se hace en los libros y en cualquier otro escrito para organizar y facilitar la comprencion del texto.
CARGO: nombre de la posicion que ocupa la persona responsable de expedir el documento.
CARTA: comunicacion escrita que se utilisa en las relaciones entre organizaciones y personas naturales; igualmente en las relaciones entre las organisaciones y sus empleados.
CERTIFICADO: documento de caracter probatorio, publico o privado que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
CIRCULAR: comunicacion escrita de interes comun con el mismo contenido o texto dirigido a un grupo espeficico de personas tanto internas como externas.
CITA: pasaje, parafo, o proposicion que proviene de alguien diferente al autor del informe.
CODIGO: Sistema convencional que identifica el departamento, el area o la seccion que produce el documento sus respectivas series. Este responde al sistema de clafisicacion.
FUNCIONES: Juicio, criterio y razonado del analisis sobre los resultados del informe presentado de manera directa, clara, consisa y logica.
CONSTANCIA: Documento de caracter probatorio, que no requiere solemnidad.
CONVOCATORIA: Acuerdo de fecha y lugar para la siguiente reunion.
COPIA: Fiel reproducion del documento.
CUBIERTA: Parte exterior que cubre las hojas internas; suele reproducir los datos de la portada.
DESARROLLO: Descripcion de los asuntos tratados en una reunion.
DESPEDIDA: Palabra o frase de cortesia con la cual si finaliza una comunicacion.
DESTINATARIO: Persona a quien va dirigida la comunicacion.
ENCABEZADO: Titulo de la comunicacion que se realiza. Lineas de identificacion para indicar la continuidad del documento.
ENCABEZAMIENTO: Conjunto de palabras con que se inicia un documento segun el tipo de comunicacion. Palabras firmes sirmes que sirven de guia para establecer el inicio de un documento.
ESPACIO: Distancia horizontal de la escritura entre palabras p cifras o ambas.
ESTILO: Distribucion de las diferentes lineas que conforma la comunicacion.
ESPERIENCIA: Practica que propociona conocimiento, abilidad o competencia para hacer algo.
FIGURA: Graficos, dibujos, planos, fotografias, diagramas o esquemas.
FOLIAR: Hacion de numerar las hojas.
FUENTE O TIPO DE LETRA: Tamaño de los caracteres utilizados en la ediccion de un documento.
FUENE BIBLIOGRAFICA: Lista de fuente consultadas que estan relacionadas con el tema.
GLOSARIO: Lista alfabetica de terminos con sus definiciones y explicaciones necesarias.
ILUSTRACION: Representacion de un objeto, tabla, figura o otro material grafico que aparece un el cuerpo del documento para ampliar, complementar y ejemplificar el texto.
INFORME: Documento que escribe o da a conocer datos precisos de cualquier actividad.
INTERLINEA: Distancia vertical entre 2 renglones.
INTRODUCCION: Escrito como preanbulo que espone libremente el contenido o el alcanse de efectos del informe escrito.
LINEAS ESPECIALES: Es linea de anexo, copia o indentificacion del trascritor (no esta presente en todos los documentos organizacionales)
LOGOTIPO: Simbolo que identifica a la organizacion.
Carta comercial.
Es la comunicacion entre personas que se dedican al comercio. Con ella se ponen en coctato intereses economicos con el objetivo de hacer negocios.
Estilos
El estilo colombiano de normas tecnicas ICOTEC.
Margen superior 3-4cm
El instituto colombiano de normas tecnicas ICOTEC
Estilo - bloque.
Estilo - bloque extremo
Estilo - semibloque
Bloque: Las lineas de codigo, lugar de origen, fecha de elaboracion, firma y cargo se escriben partiendo del centro de escrito hacia el margen derecho.
Bloque extremo: Todas las lineas parten del margen izquierdo.
Semibloque: Conservando la distancia del estilo bloque, el primer renglon de cada parrafo tiene una sangria de 5-10 espacios.
Nota:Para la elaboracion de decumentos arial 12.
Partes de la carta comercial.
1.Numero: Se escribe en forma consecutiva.
2.Fecha: Medellin, 16 de febrero de 2011.
3. Datos del destinatario: Coomprende tratamiento, nombres y apellidos. El nombre puede ir en mayuscula sostenida o mayuscula inicial, cargo que desempeña dentro de la empresa, nombre de la empresa, direccion o numero del apartado de la empresa y nombre de la ciudad donde esta ubicada la empresa.
Ejemplo:
Medellin, 16 de febrero de 2011
(4 espacios)
Doctor
GABRIEL PEREZ TORO
Gerente
Industrias Haby
Apartado Aereo 2803 - Calle 50 31-28
Medellin
Saludo:Frase de cortecia para iniciar la carta
Doctor Perez:
Estimado Doctor Perez:
Cordial saludo Doctor Perez:
Nota: A las damas se le saluda por su nombres.
El saludo como parte inicial del texto.
Tenemos el gusto de informarle .
5.Texto:Es el mensaje que se va a enviar debe ser impecable, sin borrones y sin errores ortograficos.
6.Despedida: Exprecion de cortecia que se escribe a dos interlineas del texto.
· Atentamente,
· Cordialmente,
· Agradecemos su gentil colaboracion.
Nombre del remitente con su respectivo cargo.
7. Remitente: Es la persona que envia la carta, en caso de dos firmantes sus nombres se pueden distribuir uno debajo del otro o en pareja.
8.Cargo:Es el cargo en que se desempeña el remitente en la empresa.
9.Identificacion del transcritor: Persona que elabora el documento. Claudia S.
Lineas especiales: Se llaman lineas especiales porque pueden ir o no dentro de la carta.
1.Asunto
Medellin
(Dos espacios) Asunto: Cobro de facturas.
Anexo 1(5 hojas) 2 espacios
Copia: Señora Cindy Ramirez, Contadora
2 espacios
Transcriptor:
Notas: las unicas abreviaturas que se permiten dentro de una carta:
Cia: Compañia
Ltda: Limitada
S.A: Sociedad Anonima
Caracteristicas de la carta.
· Tractar un tema por carta
· Redactar de forma clara, presisa, y consisa.
· Usar tratamiento respetuoso y cortes .
· Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en plural o singular.
Utilizacion de la carta.
Documentos con sus objetivos, la carta tiene los siguientes usos:
· Informacion sobre un hecho.
· Aclarar un situacion.
· Tramitar o agilizar un asunto.
· Dar respuesta a una comunicacion recibida.
· Confirmar eventos.
· Ofrecer agradecimientos, felicitar, invitar o convocar.
Clases de cartas.
Organizacionates: Se producen en el desarrollo de las actividades de la organizacion.
Oficiales: S producen en las oficinas publicas y organizacionales del estado.
Personales:Se producen entre se conocen en ella se permite utilizar un lenguaje informal.
Memorando.
Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir informacion, orientacion y pautas entre las dependencias.
Caracteristicas:
Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:
· Redactar de forma clara, breve, sencilla y cortes.
· Tratar tema por memorando y utilizar los formatos de la utilazacion.
Utilizacion.
Informar sobre un hecho en forma breve.
· Hacer requerimiento
· Regular o aclarar una situacion
· Tramitar o agilizar un asunto
· Dar respuesta a una comunicacion
· Confirmar eventos, felicitar, invitar oconvocar a reunion.
· Hacer llamado de atencion, entre otros
Memorando.
3-4 espacios
Medellin, 2 de marzo de 2011
3 espacios
Para: Señor julian toroperez, (Coordinador)
2 espacios
De: Carmelo tobon, (Gerente)
2 espacios
Asunto:
2 espacios
Cordial saludo
2 espacios
texto
Circular.
Comunicacion escrita de interes comun con el mismo contenido, dirigida a un grupo especifico de personas tanto internas como externas
Clases de circulares:
Circular general: Se dirige a un grupo especifico de personas.
CIRCULAR 320
3-4 Espacios
Medellin, 3 de marzo de 2011
4 espacios
Para: TODOS LOS PADRES DE FAMILIA
2 espacios
Asunto: Conferencia
Cordial saludo
2 espacios
Texto
2 espacios
Antentamente,
4 espacios
Transcriptor
Cargo
Carta circular: Esta derigida en fotma personalizada.
Carta circular
Medellin,
10 espacios
Asunto
Texto
Igual comunicacion se envio a
4 espacios
Señora
Juliana Rivera
Digitadora recepcionista
Presencia colombo suiza
Presente
3 espacios
Señora
Certificado
El certificado es un documento de caracter provatorio publico o privado que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho
Utilizacion
· Calificacion odtenidas entre periodos academicos
· Registro civil de nacimiento o de defuncion
Texto
Que el señor Julio Roberto, con cedula de ciudadania 1,152393689 de Envigado, labora en esta empresa como asistente de Gerencia Durante el periodo comkprendido entre el 8 de mayo del 2002 y el 30 de octubre del 2005, Observando buena conducta y lealtad con la empresa.
Este certificado se expide como requisito para la consecucion de nuevo empleo.
Membrete
4 espacios
Medellin, 10 de marzo de 2011
4 espacios
EL DIRECTOR
2 espacios
CERTIFICA:
3-4 espacios
Texto
4 espacios
Nombre director
Actas
Las actas expresan lo tratado en una reunion o situacion especifica, son documentos que abquieren valor abministrativo, legal, juridico e historico desde el momento de su creacion.
Deacuerdo con la importancia y caracteristicas especificas del acta, cada organizacion debe cumplir con lo ordenado en la legislacion vigente y en algunos casos se deben registrar o presentar a la entidad competente; en este caso el acta se debe alaborar en papel membrete.
Caracteristicas de redacion y presentacion: Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reune ademas se aclara el caracter de la reunion si fue ordinario o extraordinario.
Cada acta elaborada debe llevar lo tratado en una reunion o situacion especifica, sin describir detalles intrascendentes las actas se redatan en tiempo pasado, esepto las de descargo que deben redactarsen en tiempo presente. Ningun parrofo debe iniciarse con gerundio se recomienda no redactarlos con lenguaje telegrafico; Tampoco deben presentar errores tecnicos, ortograficos, gramaticales, ni de puntuacion.
La presentacion de originales copias debe ser impecable sin borrones ni repizados, se indica el nombre de la persona que presenta una nocion y no es necesario anotar el nombre de quien los adquiere a ella. Cuando sea necesario mencionar la intrvencion de uno de los asistentes, se hace con su nombre completo.
Utilizacion de las actas.
Las actas se utilizan como registro de todo lo acontenido y acordado en una reunion o situacion especifica.
Clases de actas.
Existen varias clases de actas entre las cuales se detectan
· Actas de comite
· Actas de concejo municipal
· Actas del consejo
· Actas de juntas directivas
· Actas de asamblea
· Actas de reuniones administrativas
· Actas de levantamiento de caraveres
· Actas de baja de inventarios
· Actas de eliminacion de documento
· Actas de sociedad y
· Actas de entrega
Partes
Titulo
El titulo esta conformado por el nombre que se reune, se ubica centrado a una o dos interlineas libres del margen superior
Ejemplo:Reunion ordinaria consejo de administracion.
Denominacion del documento y numero: A una o dos interlineas libres se ubica la palabra acta en mayuscula sostenida, centrada y a continuacion al numero consecutivo que le corresponde.
Ejemplo: Acta 001
Lugar:
Contra el margen izquierdo a una interlinea libre de la hora se escribe la palabra (asidtentes) Lugar en mayuscula sostenida y seguida de (:) Al frente se escribe el sentido de la reunion.
Asistntes:
Contra la margen izquierda a una interlinea del lugar se escribe la palabra asistente en mayuscula sostenida y seguida de dos (:) puntos. Al frente se escribe el titulo o vocativo seguido de los nombres y apellidos completos con mayuscula inicial, a interlineacion sencilla, el cargo que desempeña cada uno en la reunion se separa el nombre con coma y se sigue el orden jerarguico establecido para la reunion en caso de igual jerarquia los nombres se presentan en orden alfabetico por apellidos.
Ejemplo 1:
Asistentes: Eduardo Casas Pineda, Presidente
Maria Teresa Peña, Visepresidente
En reuniones o comites integrados por personas de igual jerarquia y pertenecientes a diferentes organizaciones, se recomienda seguir el orden alfabetico por entidades.
Ejemplo 2:
Asistentes: Oscar javier solano ANDE LTDA
Jesus Alberto Internacional S.A
Rocio Betancur Mundial de u S.A.
En comites internos, en los que el cargo en la entidad cuenta para la reunion, el orden alfabetico se explica por dependencia de escribe en orden jerarquico.
Ejemplo 3:
Asistentes: Carlos Amaya Jefe de D.A
Maria campos Jefa de Finan.
Cuando sea la informacion correspondientes a los asistentes esta ultima se ubica en el renglon siguinte alineado.
Cuando varias personas tienen una misma denominacion de cargo dentro de la reunion se podran enunciar con un subtitulo comun a interlineado sencillo.
Ejemplo 4:
Asistentes: Luis Felipe Avendaño Presidentes
Consejeros Principales
Ernesto Alzate Garcia
Adela Martinez de Plata
Consegeros suplentes
Marta Bermudez Martinez
Oscar Cardona Vega
Invitados:
A continuacion de la lista de asistentes de una interlinea libre del ultimo nombre se escribe la palabra invitados, si los hay en mayuscula sostenida seguida de los puntos (:) y en contra de la margen.
Ejemplo 5:
INVITADOS: Maria Jimena Sanches Lopez, Obsevadora
Josefina Velez Mejia, Asestente administrativa
Ausentes: Contra la margen izqierda, con mayuscula sostenida y seguida de (:) se escribe la palabra ausente, si los hay a una interlinea libre del ultimo nombre el conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.
Ejemplo:
Ausentes: Pedro norvega Secretario (Con excusa)
Javier Suarez Delegado (Sin excusa)
Orden del dia
Contra la margen izquierda de dos interlineas libres del ultimo nombre y con mayuscula sostenida se escribe la frase orden del dia seguida de dos puntos (:) A una interlinea libre y contra la margen izquierda, se enumeran los temas, motivos de la reunion con mayuscula inicial, indentificando con numeros arabicos todos a interlineado sencillo.
Desarrollo: Contra la margen izquierda a uno o dos interlineados libres del ultimo tema y con mayuscula sostenida se escribe la palabra desarrollo seguida de dos puntos a dos interlineas libres y contra la margen izqierda se inicia el primer tema identificado con numeros arabicos.
A una interlineacion libre del titulo del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente escrito a interlineacion sencillo entre renglones y doble entre parrafos para escribir el numero y el tema seguidas que dejen dos interlineas libres separando los parrafos de (numeral con una interlinea libre).
La primera actividad debe ser la verificacion teniendo en cuenta las disposiciones internas de la organizacion.
La seguida actividad debe ser la lectura, discucion y aprovacion de la acta anterior donde se indica si fue aprovada y se anota las modificaciones que se presento.
Deacuerdo con el orden del dia plantiado y aprovado para la reunion, se registran las temas tratados, haciendo enfasis en las deciciones aprovadas, generalmente la ultima actividad corresponde a las proposiciones y varios.
Compromisos: Se recomienda implementar el uso de un instrumento de recordacion de actividades, tareas, o compromisos asumidos un una reunion o especificando numeros del acta, actividad o tareas, responsables, fecha limite de la realizacion y observaciones.
Convocatoria: Si se programa una nueva reunion se escribe la palabra convocatoria en mayuscula sostenida a tres interlineas libres del ultimo renglon del texto contra la izquierda y con mayuscula sostenida seguida de dos puntos (:) A continuacion se escribe el lugar, la direccion, la fecha y la hora de la proxima reunion (en caso de cambio de sede se indica el lugar).
Ejemplo:
Convocatoria (la proxima reunion se escribe la palabra convocatoria en mayuscula sostenida).
Convocatoria: La proxima reunion se realizara en la oficina de barraquilla carrera 54-74 salon diamante el 17 de abril de 2011 apartir de las 09:00 horas
Firmas, nombre y cargo.
El nombre completo de los firmantes responsables se esciben en mayuscula sostenida o con mayuscula inicial de 4-5 interlineas aparti de la ultima linea del acta el cargo se escribe a interlineacion sencilla del nombre, con mayuscula inicial y sin centrar.
Informe corto.
Se recomienda que este informe no tenga portada, si no encabezamiento (aunque el autor puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente) se recomienda que el informe incluya elementos como:
· Encabezamiento: Rason social, dependencia, codigo, titulo, ciudad o municipio de origen y fecha de elaboracion.
· Autoria del informe corto
· Objetivos
· Capitulo o capitulos
· Concluciones y recomendaciones (opcional)
· Firma.
Encabezamiento: esta compuesto por los siguientes elementos:
· Rason social: Solo se escribe cuando el papel no tiene menbrete ni logotipo.
Ejemplo: NAVITRAS
· Despedida:
Ejemplo: Departamento recursos humanos
· Codigo: Cuando exista codigo de la dependencia o codificacion especial de los informes, se escribe en la misma linea de la dependencia.
Ejemplo: Departamento de educacion
· Titulo: Es el tema sobre el cual trata el informe se escribe a dos interlineas libres de la dependencia, con mayuscula y centrado.
Ejemplo: DEMANDA DE TEXTO COMERCIALES.
· Lugar de origen y fecha de elaboracion:
Se escribe contra la margen izquierda a dos o tres interlineas libres del titulo en mayuscula sostenida, seguida de (:)
AUTORIA DEL INFORME: Las palabras elaboradas por, preparado por, o responsable, segun sea el caso se escribe a dos interlineas libres de la fecha de elaboracion, contra el margen izquierdo en mayuscula sostenida, seguida de (:) los datos de la fecha y el responsable del informe se tabulan a dos espacios de la exprecion mas larga.
En caso de varios autores se tiene en cuenta que si el autor y cociautor aparece en ese orden. si estan en igual condicion de autoria; se relacionan por orden alfabetico y apellidos.
Ejemplo: Elaborado por Simon Alberto Botero
JHON FREDY JIMENEZ ALZATE
